Suivez les étapes pas à pas pour réserver une salle de visioconférence du campus. Il existe deux entrées sur le site permettant de réserver une salle, les étapes de réservation pour chacune y sont détaillées.

Vérifier la disponibilité d'une salle

 

Avant d'effectuer une réservation, il est possible de vérifier la disponibilité de la ou des salles à utiliser.

Disponibilité de la salle


Dans le menu "Agenda" de la Conciergerie il faut se rendre sur l'onglet à gauche de la page « Salles » pour connaitre leur disponibilité en jouant sur plusieurs filtres :

  • Nom(s) : le nom de la salle tel qu'il est indiqué sur la carte
  • Localité(s) : la ville dans laquelle la salle recherchée est située
  • Type(s) : salle de téléprésence, télé amphithéâtre, téléprésence immersive, télé-enseignement, télé-réunion, télé-spot
  • Nombre de places : capacité de la salle

Une fois la sélection réalisée, il faut cliquer sur le bouton «Rechercher» afin de voir apparaitre la disponibilité des salles correspondantes dans le planning d'occupation des salles, situé à droite de l'écran.
 

 

 

 

Réserver une salle en 2 clics

Réserver une salle depuis "agenda"

Pour réserver une salle, il faut se rendre dans la conciergerie, puis choisir le menu "Agenda".

Etapes de réservation depuis l'onglet  "Agenda"

 

Étape 1 : Rechercher la disponibilité des salles
Dans l'onglet «Recherche de salles». En fonction des filtres renseignés, vont s'afficher sur l'agenda toutes les salles disponibles. Pour pouvoir réserver les salles souhaitées, il est important de désélectionner celles que vous ne souhaitez pas réserver.

 

Étape 2 : Choisir la plage horaire
Cliquer sur la vue semaine ou jour et sélectionner la plage horaire souhaitée pour la réservation.


Étape 3 : Créer la session
Sur la plage horaire sélectionnée, cliquer sur l'onglet « Créer une session ».


Etape 4 : Identité de la session
Il faut remplir les champs : nom de la session, date, horaires et thème.


Étape 5 : Ajout salle externe
Si besoin d'ajouter une salle externe à la réservation, il est nécessaire de remplir le champ associé. Il faut donc indiquer le nom de la salle externe et cocher la case «Tester la salle?» si cela est souhaité.


Étape 6 : Mode de la session
Dans le champ «Type de session» il faut préciser :

  • Le mode : visioconférence, local (= sans visioconférence), débrayage (uniquement pour les usagers Pays de la Loire, ce mode donne la main à l'opérateur dans la salle qui utilise la salle comme une salle externe sans pouvoir utiliser les services du campus numérique), connexion sur un pont externe (uniquement pour les usagers en Pays de la Loire),
  • L'enregistrement :

- avec : un enregistrement vidéo peut être demandé à cet endroit lors de la réservation. Il permettra de visualiser l'ensemble des interventions et les contenus partagés pour une session. L'enregistrement sera disponible dans l'espace de l'organisateur de la session, une fois la session terminée.

- sans : session non enregistrée.


Étape 7 : Choix d'affichage
Dans le champ «Paramètres avancés» compléter le mode d'affichage :

  • Présence continue (par défaut) : affichage simultané de tous les sites connectés
  • Mode présentateur (séminaire) : seule la salle désignée « présentateur » apparait. Uniquement en télé-amphithéâtre ou en salle de télé-enseignement
  • Activation à la voix : seul le site qui s'exprime est visible. Ce fonctionnement demande une grande rigueur dans la gestion de la réunion pour éviter des bascules d'affichages non souhaitées

Il faut également compléter le champ "Propriétaire de la vidéo" : ce champ est à remplir lorsque la session est enregistrée avec le nom de la personne qui récupérera la vidéo en ligne.


Étape 8 : Validation
Accepter les conditions d'usages et cliquer sur le bouton « Créer ». Tant que ce bouton est grisé, il n'est pas activé. Cela signifie qu'une erreur a du se glisser dans la réservation.

Comment réserver une salle, le guide

Le guide d'usage "Comment réserver une salle" permet d'obtenir toutes les informations et astuces de la réservation d'une salle du campus

 

Réserver une salle depuis "session"

Pour réserver une salle, il est également possible de se rendre dans la conciergerie et de choisir le menu "Créer une session".

Réserver une salle depuis le bouton « créer une session »

Etape 1 : Identité de la session
Il faut remplir les champs concernant le nom de la session, la date, les horaires et le thème

Étape 2 : Choix des salles
Dans le champ «Salles» il faut ajouter les salles correspondantes aux salles souhaitées.


Étape 3 : Ajout d'une salle externe
Si besoin d'ajouter une salle externe à la réservation, il est nécessaire de remplir le champ associé. Il faut donc indiquer le nom de la salle externe et cocher la case «Tester la salle?» si cela est souhaité.


Étape 4 : Définir le type de la session
Dans le champ «Type de session» il faut préciser le mode : visioconférence, local (= sans visioconférence), débrayage (donne la main à l'opérateur dans la salle qui utilise la salle comme une salle externe sans pouvoir utiliser les services du campus numérique uniquement pour les usagers Pays de la Loire), connexion sur un pont externe (uniquement pour les usagers en Pays de la Loire),
Il faut également préciser l' enregistrement :

  • avec : un enregistrement vidéo peut être demandé à cet endroit lors de la réservation. Il permettra de visualiser l'ensemble des interventions ainsi que les contenus partagés pour une session avec plusieurs salles connectées ou en local. L'enregistrement sera disponible dans l'espace de l'organisateur de la session, une fois la session terminée.
  • sans : session non enregistrée.


Étape 4 : Choix d'une récurrence
Dans le champ «Récurrence» il faut indiquer si la réservation est ponctuelle ou non.


Étape 5 : Mode d'affiche à l'écran
Dans le champ «Paramètres avancés» compléter :
- Le mode d'affichage :

  • présence continue (par défaut) : affichage simultané de tous les sites connectés
  • mode présentateur (séminaire) : seule la salle désignée « présentateur » apparait. Uniquement en télé-amphithéâtre ou en salle de télé-enseignement
  • activation à la voix : seul le site qui s'exprime est visible

- Le propriétaire de la vidéo : ce champ est à remplir lorsque la session est enregistrée avec le nom de la personne qui récupérera la vidéo en ligne (lien vers la page d'aide pour récupérer un enregistrement)


Étape 6 : Validation
Accepter les conditions d'usages et cliquer sur le bouton «Créér». Tant que ce bouton est grisé, il n'est pas activé, ce qui signifie qu'une erreur a du se glisser dans la réservation


Une fois la réservation validée, le lancement automatique de la session s'effectuera le jour J.

Comment réserver une salle, le guide

Le guide d'usage "Comment réserver une salle" permet d'obtenir toutes les informations et astuces de la réservation d'une salle du campus

Comment modifier une réservation

Comment modifier une réservation ?

Chacun peut retrouver ses réservations à tout moment sur le planning des salles, au jour et à l’heure de la session.
Tant qu’une session n’a pas commencé, l’organisateur a la possibilité de la modifier. Attention aux délais de validation de certaines salles lors de la réservation, si des télé-amphithéâtres sont ajoutés à la session. Pour cela, il faut cliquer sur la réservation concernée dans le calendrier

Comment se connecter avec un système de visioconférence externe aux campus?

Si lors de la réservation vous avez cliqué que « Faire tester une salle externe » il faut indiquer les coordonnées du référent technique de la salle de visioconférence externe. Le service d’assistance de la conciergerie prendra contact directement avec ce référent pour organiser un test.
L’organisateur de la session devra transmettre aux participants des salles externes les informations de connexion indiquées dans le courriel de confirmation de la création de la session. Le jour J, c’est la salle externe qui doit effectuer l’appel à l’aide des codes fournis.

Comment enregistrer une session?

Comme vu précédemment, pour enregistrer une session dans une salle des campus numériques, il suffit de sélectionner « mode visio conférence » avec « Enregistrement » lors de la réservation. A tout moment, il est possible d’avoir accès à la réservation sur le site du campus numérique et de :

  • Vérifier les paramètres de la session, comme la demande d’enregistrement
  • Changer les paramètres de la réservation : si l’organisateur n’a pas demandé d’enregistrement mais souhaite finalement enregistrer la session, ou s’il souhaite désigner un propriétaire de l’enregistrement pour lui céder les droits d’accès.

Il faut savoir qu’un enregistrement est limité à 8 heures maximum. Si un événement dure 10 heures, les deux dernières heures ne seront pas enregistrées. A cela il faudrait donc privilégier deux sessions de cinq heures. Dans tous les cas, il est préférable de limiter à quatre heures un enregistrement.

Comprendre le courriel de création de session?

Une fois la réservation validée, un courriel de confirmation est envoyé. Il comprend les informations à communiquer aux autres participants s’ils souhaitent notamment le code d’accès aux salles équipées d’un digicode mais aussi sur comment :

  • Se connecter depuis une salle externe
  • Se connecter depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone (IOS ou Android)

Il est possible d’ajouter au courriel le lien vers la carte interactive afin de fournir aux participants des informations sur l’accès aux salles.

Comment obtenir toutes les informations d'une réservation?

Se rendre dans la conciergerie « onglet session » pour retrouver toutes ses réservations
Il suffit ensuite de cliquer sur le nom de la session pour afficher une fenêtre contenant plus d’informations sur la réservation
En cliquant sur + de détails, apparaitra les codes de connexion pour rejoindre une session depuis un ordinateur ou d’une salle de visioconférence (code de connexion SIP ou H323)
En cliquant sur l’onglet « salles », on retrouve les espaces réservés pour la session.
En sélectionnant, l’un d’entre eux, s’affichera le code d’accès au bâtiment et à la salle.
Attention : certaines salles ne bénéficient pas de codes d’accès. Pour y accéder il faut se référer à la carte interactive et consulter les conditions d’accès.